Building a Smarter Planet. A Smarter Planet Blog.

Komende vrijdag vindt de tweede editie plaats van Emailloze Vrijdag. Op die dag worden consumenten, burgers, en werknemers gevraagd om zo min mogelijk e-mails te sturen. Het idee is dat je e-mailbox niet altijd alleen maar alle aandacht mag krijgen, los van het feit dat het een erg gebruikelijk communicatiekanaal is, en ook nog eens gratis, snel en gemakkelijk.

Geen emails op vrijdag dus, maar moeten we dan helemaal niet werken? Nee natuurlijk, maar dit is wel een goed moment om onze werkgewoonten te veranderen en alternatieven te proberen. Hier zijn een paar ideeën:

* gebruik de telefoon: geen grapje. Sommige zaken kun je gewoon beter telefonisch bespreken/beantwoorden dan via e-mail.
* gebruik instant messaging : niet beschikbaar en toegestaan in alle bedrijven, maar interessant als medium voor korte vragen en interactieve discussies. Bij IBM maken we veel gebruik van Lotus Sametime, maar MSN, Skype en Jabber zijn mogelijke alternatieven (pas wel op met vertrouwelijke gespreksonderwerpen).
* neem een koffiepauze: praat eens goed bij met je collega’s, raak geïnspireerd, de koffieafspraak brengt jullie vast op nieuwe onderwerpen/ideeeën.
* gebruik een RSS reader: in plaats van e-mails met nieuwsbrieven, kun je deze vervangen door een RSS Reader. Op deze manier loopt je mailbox ook niet vol met e-mails die je toch nooit leest. Je moet je wel even afmelden voor al die e-mailnieuwsbrieven.
* blogs : stel je vraag op een blog/forum/wiki, in plaats van e-mails te sturen aan je collega’s/zakelijke relaties. Dit brengt je weer op verfrissende ideeën.
* file sharing: stuur een grote attachment via een file sharing solution (Lotus Connections), in plaats van via e-mail.

Vraag je je af of we bovenstaande tips allemaal kunnen gebruiken in een bedrijfsomgeving? Ik denk van wel, omdat we bij IBM meerdere applicaties al reeds gebruiken om te (samen)werken. Eén van mijn collega’s bij IBM, Luis Suarez, vond dat hij teveel tijd bezig was met e-mails lezen, en besloot zijn werk/samenwerken anders aan te pakken. Na 2 jaar ontving hij begin dit jaar nog maar een gemiddelde van 21 e-mails per week (ja echt waar), waaronder veel uitnodigingen voor overleggen.

Hoe hij dat deed? Door bovenstaande tools te gebruiken. Hij werd er zelfs over geïnterviewd door een grote Amerikaanse tv-zender afgelopen september.

Op een mooie E-mailloze Vrijdag, en ben benieuwd naar de ervaringen.